Privacy: cosa cambia dal 25 maggio 2018

Ci saranno nuove regole in materia di protezione delle persone fisiche in merito al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione degli stessi.

Le novità principali riguardano:

• le regole sul trattamento dei dati personali, che non potrà essere limitato nel tempo ma funzionale al motivo per il quale sono stati raccolti;
• il consenso del consumatore\cliente che dovrà essere esplicito e le modalità di utilizzo dei dati dovranno essere spiegate in modo chiaro e semplice.

Introdotte nuove sanzioni fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo per imprese e professionisti che non si adegueranno alle nuove regole sulla privacy.

Tra le principali novità del nuovo regolamento UE sulla privacy vi sono le nuove regole in materia di informativa e consenso: dovrà essere chiara e di facile comprensione e per fare ciò si potrà fare uso anche di icone (che tuttavia dovranno essere le stesse in tutta Europa). L’informativa al trattamento dei dati dovrà spiegare in maniera semplice e con un linguaggio di facile comprensione come saranno utilizzati i dati e per quanto tempo saranno conservati nelle banche dati. Inoltre, se tali dati saranno utilizzati con finalità di marketing, ovvero qualora dovessero essere condivisi con altre aziende, nell’informativa privacy dovrà essere indicato in maniera esplicita ai clienti che i propri dati potrebbero essere trasferiti a terzi per finalità di marketing. Nel caso di mancanza di consenso le aziende non potranno comunicare i dati all’azienda terza.

Il consenso al trattamento dei dati personali dovrà essere preventivo e inequivocabile, così come previsto già oggi. Quel che cambia è la modalità per esprimerlo: non varrà mai la regola del chi tace acconsente, il consenso dovrà essere esplicito e mai basato ponendo all’interessato una serie di opzioni già selezionate.

Se l’azienda, negli anni precedenti, ha raccolto il consenso dei propri clienti utilizzando il sistema di caselle precompilate dovrà chiedere ai clienti già “consenzienti” l’autorizzazione al trattamento dei dati utilizzando le nuove modalità previste dal GDPR.

Il consumatore potrà revocare il proprio consenso in ogni momento e l’azienda sarà obbligata a cancellare tutti i dati raccolti.

Ancora, il nuovo regolamento sulla privacy, prevede modifiche anche alle modalità di raccolta del consenso in caso di minori per la fruizione di servizi su internet e social media: per chi ha meno di 16 anni sarà necessario il consenso al trattamento dei genitori o di chi esercita la potestà genitoriale.

Una novità, questa, che interesserà soprattutto i consumatori che secondo quanto previsto dal regolamento privacy consentirà a partire dal 25 maggio 2018 di richiedere il trasferimento dei propri dati personali da un titolare del trattamento ad un altro. Ad esempio si potrà cambiare il provider di posta elettronica senza perdere i contatti e i messaggi salvati, così come ad esempio, nel caso di cambio di gestore dell’energia.

In merito al diritto all’oblio, il consumatore potrà richiedere la cancellazione dei propri dati personali online nei casi in cui i dati sono trattati solo sulla base del consenso, se i dati non sono più necessari per gli scopi rispetto ai quali sono stati raccolti, se i dati sono trattati illecitamente oppure se l’interessato si oppone legittimamente al loro trattamento.

Tipico esempio è il caso di richiesta di cancellazione di un articolo pubblicato su internet. Il diritto all’oblio tuttavia sarà escluso qualora si tratti di informazioni di interesse generale o necessari per finalità storiche, statistiche o scientifiche.

Al diritto all’oblio si collega anche un’ulteriore novità prevista dal GDPR: la conservazione dei dati dell’utente\cliente non potrà essere illimitata ma la durata del trattamento dovrà essere collegata alla finalità per la quale è stato richiesto il consenso.

In caso di data breach (violazione dei dati) il titolare del trattamento dei dati è tenuto a darne comunicazione all’Autorità Garante. Se la violazione dei dati rappresenta una minaccia per i diritti e le libertà delle persone, il titolare dovrà informare in modo chiaro, semplice e immediato anche tutti gli interessati e offrire indicazioni su come intende limitare le possibili conseguenze negative.

Il nuovo regolamento sulla privacy introduce, a partire dal 25 maggio 2018, l’obbligo di tenuta del registro dei trattamenti. Si tratta di un documento all’interno del quale bisognerà indicare le caratteristiche del titolare del trattamento e del responsabile del trattamento: potrà essere utilizzato a fini di controllo ma serve soprattutto all’impresa come strumento di valutazione delle attività poste in essere. L’obbligo di tenuta del registro riguarda tutti i titolari e responsabili del trattamento dei dati personali, ad esclusione delle PMI con meno di 250 dipendenti.

L’obbligo, tuttavia, si estende anche alle piccole e medie imprese qualora il trattamento dei dati si configuri come un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, qualora il trattamento non sia occasionale o se riguardi particolari tipologie di dati.